- Kennen Sie schon unser Audio-Learning "gemba.im Ohr"?
Spannende Beiträge zu „Positive Business“, „Changemanagement am Shopfloor“ und „FührungsKRAFT“ können Sie sich jetzt auch bequem auf Spotify, Apple Podcasts, Amazon Music und Deezer anhören.
Perfekt um Wissen kompakt aufzunehmen und gezielt anzuwenden!
#7: Mit Zeit- und Ressourcenmanagement zu mehr Produktivität und weniger Stress
Produktiv bleiben, Arbeitszufriedenheit erhöhen und Stress reduzieren. Das erreichen Sie mit konsequentem Zeit- und Ressourcenmanagement. Haben Sie sich jemals gefragt, wie erfolgreiche Führungskräfte ihre Zeit optimal nutzen und ihre Ressourcen effizient verwalten? Dieser Blogbeitrag wird Ihnen die Antworten liefern.
Erfahren Sie, wie Sie durch Priorisierung Ihre wichtigsten Aufgaben identifizieren und effizient abarbeiten. Lassen Sie sich von bewährten Planungsmethoden inspirieren, um Ihre Tage strukturiert und stressfrei zu gestalten. Lernen Sie mit dem Werkzeug der Delegation Ihr Team zu stärken und selbst mehr Zeit für strategische Aufgaben zu gewinnen. Entdecken Sie die Technik der Zeitblockierung, um ständige Unterbrechungen zu vermeiden und konzentrierter zu arbeiten.
Wir gehen in diesem Blogbeitrag auch auf 3 praxiserprobte Impulse ein, die Sie sofort in Ihren Alltag integrieren können, um Ihr Zeit- und Ressourcenmanagement optimal zu nutzen. Von der morgendlichen Routine bis zur cleveren Reflexion Ihrer Aufgaben – seien Sie gespannt auf konkrete Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu steigern und den Stresspegel zu senken.
Lesen Sie weiter und entdecken Sie, wie Sie Ihre FührungsKRAFT ausbauen und Ihre Zeit sowie Ressourcen optimal nutzen können. Los geht’s!
1. Zeit- und Ressourcenmanagement - Die Schlüsselelemente im Überblick
Wenn es darum geht, Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen und Ihre Ressourcen effizient zu verwalten, haben diese Schlüsselelemente großen Einfluss:
a. Priorisierung
Wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, erfordert ein klares Verständnis Ihrer Ziele und Prioritäten. Konzentrieren Sie sich auf Tätigkeiten, die den größten Nutzen bringen und vermeiden Sie es, sich in unwichtigen Aufgaben zu verlieren. Dies hilft Ihnen, Ihre Energie und Ressourcen optimal einzusetzen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden. Nutzen Sie Methoden wie die Eisenhower-Matrix, um dringende und wichtige Aufgaben zu identifizieren und systematisch anzugehen.
b. Planung
Planen Sie Ihren Tag, Ihre Woche und Ihren Monat im Voraus. Nutzen Sie To-Do-Listen, Kalender und digitale Tools, um Ihre Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Ein strukturierter Plan hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihre Zeit effizient zu nutzen. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen Ihres Plans sorgen dafür, dass Sie flexibel auf Änderungen reagieren können, ohne aus dem Gleichgewicht zu geraten. Planen Sie auch Unplanbares ein, indem Sie ausreichend freie Zeiten in Ihrem Kalender vorsehen. Je nach Rolle, sollten 30-50% der Zeit unverplant sein. Hierbei handelt es sich um einen Richtwert.
c. Delegation
Übertragen Sie Aufgaben, die andere genauso gut oder besser erledigen können. Dies schafft Raum für Ihre wichtigsten Aufgaben und ermöglicht es Ihnen, sich auf strategische Ziele zu konzentrieren. Delegation fördert auch die Entwicklung Ihres Teams, indem Sie anderen die Möglichkeit geben, Verantwortung zu übernehmen und neue Fähigkeiten zu entwickeln oder bestehende zielgerichtet einzusetzen. Checken Sie die Stärken und vertrauen Sie auf die Kompetenzen Ihrer MitarbeiterInnen. Unterstützen Sie sie bei Bedarf, um sicherzustellen, dass die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen werden.
d. Zeitblockierung
Indem Sie feste Zeiten für bestimmte Aufgaben blockieren, vermeiden Sie ständige Unterbrechungen. Gleichzeitig schaffen Sie sich die Möglichkeit konzentriert und produktiv zu arbeiten. Das erhöht Ihre Wahrscheinlichkeit auf einen Flow-Zustand und Ihre gefühlte Wirksamkeit. Achten Sie darauf, auch Pausen und Erholungszeiten einzuplanen, um Ihre Produktivität langfristig zu erhalten und informieren Sie Ihr Umfeld über Ihre Unerreichbarkeit in Ihren geblockten Zeiten.
e. Selbstdisziplin
Orientieren Sie sich an Ihren Zielen und Prioritäten, entwickeln Sie Gewohnheiten, die Ihre Produktivität fördern, und halten Sie sich an festgelegte Arbeitszeiten und Pausen. Selbstdisziplin erfordert auch die Fähigkeit, Nein zu sagen, wenn zusätzliche Aufgaben oder Verpflichtungen Ihre Hauptziele gefährden könnten. Durch kontinuierliche Selbstreflexion und Anpassung Ihrer Strategien können Sie Ihre Selbstdisziplin stärken und Ihre Effizienz steigern.
Ergänzender Gedanke: Durch Automatisierungstools können Routineaufgaben effizienter gestaltet werden. Suchen Sie sich passende Systeme, die Ihnen Ihre Aufgabenplanung, Ihr Reporting oder Ihren Workflow erleichtern. In dynamischen und komplexen Umgebungen unterstützen auch automatisierte Systeme zur Ressourcenüberwachung in Echtzeit das persönliche Zeitmanagement.
2. Praxiserprobte Impulse zur sofortigen Anwendung
Nachdem wir die theoretischen Grundlagen des Zeit- und Ressourcenmanagements besprochen haben, ist es nun an der Zeit, praktische Impulse zu betrachten, die Sie sofort anwenden können.
Impuls 1: Morgendliches Pull-System
Methode: „Morgenroutine“ ist ein vielfach benutztes Schlagwort, wenn es um erfolgreiche Persönlichkeiten oder Self-Care geht. Von bis zu 90 Minuten Sport, Meditation oder auch Dankbarkeitsritualen ist die Rede. Ein großer Effekt in kurzer Zeit kann auch mit einem Wechsel erzielt werden: von Push auf Pull.
Wenn Sie am Morgen schon E-Mails abrufen, Nachrichten auf Social-Media-Kanälen sehen oder WhatsApp checken, dann sind Sie automatisch in einer Position der Reaktion. Sie lassen sich von anderen Menschen Themen vorsetzen, die Sie nicht selbst gewählt und/oder priorisiert haben. Meistens geht es uns besser, wenn wir uns selbst aussuchen, wohin wir in der ersten Stunde unseres Morgens unsere Wahrnehmung lenken, womit wir uns beschäftigen, was wir aktiv tun wollen (Pull statt Push).
Auswirkung: Indem Sie Ihre erste Stunde des Tages bewusst gestalten, starten Sie fokussierter und stressfreier in den Tag. Sie fühlen sich weniger gehetzt und ausgeglichener.
Impuls 2: WIDEG
Methode: Es gibt viele Situationen im Alltag, die unsere Pläne bzw. positive Stimmung durchkreuzen. Staus, verspätete Meeting-TeilnehmerInnen, kurzfristige Absagen von Terminen, belastende Gespräche, etc.. Manche Menschen versinken im Ärger über diese Situationen und verschlimmern damit die Belastung.
Ärger darf sein. Raus damit. Sobald er ein Ventil gefunden hat, erobern Sie sich wieder die Gestaltung über Ihr Wohlbefinden, indem Sie sich fragen: „WIDEG“? Stellvertretend für: „Wofür ist das eine Gelegenheit“?
Machen Sie es sich zur Routine, diese Frage zu stellen. So verringern Sie die Abhängigkeit Ihres Wohlbefindens von äußeren Einflüssen und stärken Ihre Resilienz.
Auswirkungen: Diese Reflexion hilft Ihnen, gelassener mit unerwarteten Situationen umzugehen und Ihre emotionale Balance zu bewahren. Sie werden flexibler und resilienter gegenüber Störungen im Alltag.
Impuls 3: Illusions-Check
Methode: Schauen Sie sich Ihren Kalender für die nächsten vier Wochen an und unterstreichen Sie all jene Aufgaben, die eine Deadline für die Erledigung aufweisen.
Reflektieren Sie:
- Wem dient die Deadline?
- Wer wird mit meinen Ergebnissen weiterarbeiten?
- Warum genau diese Deadline?
- Welchen Sinn hat das Erledigen der Aufgabe für Sie und für andere?
Auswirkung: Durch die bewusste Überprüfung Ihrer Aufgaben und Deadlines vermeiden Sie unnötigen Stress und schaffen mehr Raum für wirklich wichtige und wertschöpfende Tätigkeiten. Ihre Effizienz und Zufriedenheit steigen.
3. Wirksamkeitsmerkmale - spürbare Effekte im Alltag
Die Anwendung dieser Impulse und die Integration von Zeit- und Ressourcenmanagement bringen spürbare Effekte im Arbeitsalltag mit sich. Hier sind einige der wichtigsten Wirksamkeitsmerkmale:
- Effizientere Ressourcennutzung: Durch gezielte Priorisierung und Planung werden Ressourcen optimal eingesetzt, was zu Kosteneinsparungen und höherer Effizienz führt. Effiziente Ressourcennutzung unterstützt die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens.
- Höhere Termintreue: Durch effektives Zeitmanagement und realistische Planung werden Deadlines konsequenter eingehalten. Termintreue verbessert die Zuverlässigkeit und Reputation des Unternehmens bei Kunden und Partnern.
- Weniger Stress: Durch bewusste Priorisierung und Reflexion reduzieren Sie unnötigen Stress und fühlen sich ausgeglichener. Eine stressfreie Arbeitsumgebung fördert das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit.
- Verbesserte Produktivität: Sie können sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren und erreichen mehr in kürzerer Zeit. Effiziente Zeitnutzung führt zu höheren Outputs und schnellerer Zielerreichung.
4. So geht´s weiter - Nächste Schritte für mehr FührungsKRAFT
Sind Sie bereit, Ihre FührungsKRAFT auszubauen?
Starten Sie noch heute: Wenden Sie die oben genannten Impulse in Ihrem Arbeitsalltag an und erleben Sie positive Veränderungen in Ihrem Team.
Lesen Sie weiter:Vertiefen Sie Ihr Wissen mit unseren weiteren Blogartikeln in der FührungsKRAFT-Reihe.
Teilnehmen: Melden Sie sich für unser nächstes gemba.café an – unser Live-Online-Event mit praktischem Business-Wissen. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Austausch mit ExpertInnen und KollegInnen aus verschiedenen Branchen.
„Expertise trifft Effizienz – erstellt von gemba.austria, unterstützt durch KI.“
