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#1: Effektives Delegieren und Team-Effizienz steigern
Herzlich willkommen zu einem weiteren Beitrag unserer FührungsKRAFT-Reihe!
Heute dreht sich alles um das Thema Delegation und Effizienz. Als Führungskraft wissen Sie, wie entscheidend es ist, Aufgaben sinnvoll zu verteilen, um die Produktivität Ihres Teams zu maximieren und gleichzeitig Ihre eigene Arbeitsbelastung zu reduzieren.
Lassen Sie uns gemeinsam entdecken, wie Sie durch gezieltes Delegieren nicht nur Ihre Effizienz steigern, sondern auch das volle Potenzial Ihres Teams entfalten können.
Los geht’s!
1. Delegation und Effizienz - Die Schlüsselelemente im Überblick
Bevor wir zu den praktischen Impulsen kommen, lassen Sie uns die grundlegenden Prinzipien des erfolgreichen Delegierens betrachten. Diese Schlüsselelemente helfen Ihnen, eine produktive und unterstützende Arbeitsumgebung zu schaffen.
a. Vertrauen und Verantwortung – Warum ist das wichtig?
Delegieren erfordert Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer MitarbeiterInnen. Nur durch Vertrauen können Sie Verantwortung abgeben und Raum für Wachstum schaffen. Der Schlüssel zu diesem Vertrauen liegt in der genauen Kenntnis und im permanenten Entwickeln der unterschiedlichen Fähigkeiten Ihrer MitarbeiterInnen.
b. Klarheit und Kommunikation – Warum ist das wichtig?
Ohne klare Anweisungen und Erwartungen kann Delegieren zu Verwirrung und Ineffizienz führen. Am besten orientieren Sie sich an einer schriftlichen Struktur, die Sie mit Ihren MitarbeiterInnen im Rahmen der Delegation durchbesprechen. So erhöhen Sie Ihre eigene Sicherheit und die der MitarbeiterInnen.
c. Unterstützung und Ressourcen – Warum ist das wichtig?
Ihre MitarbeiterInnen benötigen Zugriff auf Werkzeuge, die für die Ausführung der delegierten Aufgabe notwendig sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre MitarbeiterInnen auch Zugriff auf zusätzlich notwendige Kompetenzen haben. Kommunizieren Sie dem Umfeld, dass diese Person eine von Ihnen delegierte Aufgabe erfüllt und sich gegebenenfalls mit der Bitte um Unterstützung melden kann.
d. Feedback und Reflexion – Warum ist das wichtig?
Mit einem gut strukturierten Feedback ermöglichen Sie steile Lernkurven. Gleichzeitig erhöhen Sie die Sicherheit im Delegationsprozess und sorgen so für einen hohen Wohlfühlfaktor in der Lernzone.
Ergänzender Gedanke: Bei der „Empowerment-Delegation“ stellen Sie in einem System Aufgaben zur Verfügung. MitarbeiterInnen nehmen sich entsprechend Ihrer Stärken, Interessen und Möglichkeiten Aufgaben aus diesem System und erfüllen sie. Das stärkt Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein. Voraussetzung ist eine ausgeprägte Entwicklungs- und Vertrauenskultur.
Eine weitere Möglichkeit bietet der Einsatz von KI. Nutzen Sie die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz, um Aufgaben stärkenorientiert zu verteilen.
2. Praxiserprobte Impulse zur sofortigen Anwendung
Um Delegation und Effizienz in Ihrem Team zu fördern, können Sie die folgenden praxiserprobten Impulse nutzen.
Impuls 1: Weglassen
Methode: Bevor Aufgaben delegiert werden, fragen Sie sich: was passiert eigentlich, wenn diese Aufgabe nicht gemacht wird? Betrachten Sie zwei Aspekte:
- GEGENWART – was passiert, wenn die Aufgabe nicht jetzt erledigt wird, sondern zu einem späteren Zeitpunkt?
- ZUKUNFT – wenn die Aufgabe gar nicht mehr erfüllt wird, wem würde etwas fehlen? Wer oder was würde „leiden“?
Auswirkung: Durch das bewusste Weglassen unnötiger Aufgaben können Sie Zeit und Ressourcen sparen, die Produktivität steigern und sich sowie Ihr Team auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren.
Impuls 2: Stärkendelegation
Methode: Betrachten Sie Ihre Aufgaben und Herausforderungen. Wenn es keine Einschränkungen gäbe: wer wäre am besten geeignet jede einzelne Aufgabe auszuführen? Lassen Sie einschränkende Faktoren, wie Organigramm mögliches Zeitkontingent von Personen oder persönliche Präferenzen für einen Moment unberücksichtigt. Suchen Sie den besten Match aus Stärke und Aufgabe.
Haben Sie ihn gefunden, arbeiten Sie an den Möglichkeiten. Was müsste passieren, sodass die gewünschte Person diese Aufgabe erledigen kann?
Auswirkungen: Durch die gezielte Zuordnung von Aufgaben entsprechend den Stärken Ihrer MitarbeiterInnen steigern Sie deren Zufriedenheit, Effizienz und die Gesamtleistung des Teams.
Impuls 3: Aufmerksamkeitswert
Methode: Kennen Sie Ihren Stundenwert? Wenn ja, prima. Wenn nein, hilft Ihnen vielleicht dieser Richtwert: „Brutto-Jahreslohn dividiert durch 1000“ (gerne können Sie das exakter und genauer selbst berechnen).
Hinterfragen Sie:
- Unter Berücksichtigung meines Stunden-Wertes, welche Tätigkeit sollte wieviel meiner Aufmerksamkeit bekommen?
- Warum genau diese?
- Braucht diese Tätigkeit meine Aufmerksamkeit oder kann sie auch zu einem anderen Stunden-Wert bewältigt werden (Outsourcing, Delegation, etc.)? Natürlich spielen noch andere Kriterien eine Rolle bei der Delegation. Die Stundenwert-Methode ist eine bewusstseinsbildende Maßnahme bezüglich des Verhältnisses eingesetzter Ressourcen zum Nutzen für das Unternehmen.
Auswirkung: Die bewusste Anwendung der Stundenwert-Methode hilft Ihnen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen, indem Sie Ihre Aufmerksamkeit auf hochpriorisierte Aufgaben konzentrieren und weniger wichtige Aufgaben delegieren oder outsourcen.
3. Wirksamkeitsmerkmale - spürbare Effekte im Alltag
Der Einsatz von Delegation zeigt sich durch verschiedene positive Effekte im Alltag. Hier sind einige Merkmale, an denen Sie erkennen können, dass Ihre Bemühungen Früchte tragen:
- Optimierte Ressourcennutzung: durch die bewusste Priorisierung von Aufgaben basierend auf ihrem Stundenwert werden Ressourcen effizienter eingesetzt. Dies führt zu einer besseren Kostenkontrolle und wirtschaftlicherem Arbeiten.
- Höhere Qualität der Arbeit: Aufgaben, die den Fähigkeiten und Stärken der MitarbeiterInnen entsprechen, werden mit höherer Kompetenz und Sorgfalt ausgeführt, was die Gesamtqualität der Arbeit verbessert.
- Weniger Überlastung: Durch das Weglassen unwichtiger Aufgaben wird die Arbeitsbelastung reduziert, was zu einer geringeren Stressbelastung und einer besseren Work-Life-Balance führt. Diese Handlung hilft dabei, Ablenkungen zu minimieren und Ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen.
- Höhere Zufriedenheit: Das Erreichen Ihrer Ziele und die Erledigung wichtiger Aufgaben führen zu größerer Zufriedenheit und Motivation. Wenn Sie durch die Anwendung der vorgestellten Methoden Ihre Produktivität steigern und Stress reduzieren, werden Sie insgesamt zufriedener mit Ihrer Arbeitsweise und Ihrem täglichen Leben.
4. So geht´s weiter - Nächste Schritte für mehr FührungsKRAFT
Sind Sie bereit, Ihre FührungsKRAFT auszubauen?
Starten Sie noch heute: Wenden Sie die oben genannten Impulse in Ihrem Arbeitsalltag an und erleben Sie positive Veränderungen in Ihrem Team.
Lesen Sie weiter: Vertiefen Sie Ihr Wissen mit unseren weiteren Blogartikeln in der FührungsKRAFT-Reihe.
Teilnehmen: Melden Sie sich für unser nächstes gemba.café an – unser Live-Online-Event mit praktischen Business-Wissen. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Austausch mit ExpertInnen und KollegInnen aus verschiedenen Branchen.
